아웃룩 잘쓰기

가. 아웃룩 둘러보기

1. 맞춤범 검사 ON
   1. 파일  > 옵션 > 메일 > 보내기 전에 항상 맞춤법 검사 실행(A) Check > 확인
2. 부재 중 설정
   
   1. 파일 > 정보 > 자동회신
3. 중요 메일은 읽음 확인 요청
   1. 새메일 > 옵션 > 읽음 확인 요청 (자주 쓰지 말자!!!)
4. 검색 활용 (기존 파일 정리하기)
   1. 검색 폴더 활용
   2. 검색 도구 활용 (상세하기 찾기)
5. 즐겨 찾기 활용
   1. 생성: 폴더 Drag & Drop 
   2. 삭제: 콘텍스트메뉴(마우스 왼쪽 클릭) > 즐겨찾기 제거
6. 폴더 만들기
   1. 만들고 지우는 거 두려워 하지 말자
   2. 2 Depth 이상 너무 많이 만들지 말자.
7. 보기 설정하기
   1. 보기 > 보기 설정 > 조건부 서식
      1. 보낸 사람, 제목, 받는 사람에 따라 받는 메시지 색 및 글꼴 자동 변경. 
   2. 대화로 표시 활용하자
      
      1. 보기 > 대화 > 대화로 표시 체크 + 대화설정)
      2. 대화 정리하기 >  홈 > 정리 > 대화 정리
   3. 보기 > 레이아웃 설정하기
      1. 탐색창 (기본 + 즐겨찾기)
      2. 읽기창 (오른쪽)
      3. 할일 모음(기본 + 달력 + 약속 + 작업목록 + 빠른 연락처)
8. 빠른 단계 활용하기 > 빠른 단계 관리
   1. 한번의 클릭으로 여러 작업을 수행할 수 있다. (LG TV 컨텐츠 수 세기? )
   2. 순서 / 자주 쓰는 것 만들기
      1. 관리자에게 전달
      2. 팀 전자 메일
      3. 보관(삭제)/ 지연 처리
      4. 회신
9. 규칙 활용하기
   1. 규칙 > 규칙 및 알림 관리
   2. 우선 순위 조정
   3. 규칙 ADD 변경하기 ("휴가신청" 또는 "연차신청" 또는 "외근공지" 또는 "반차신청" 또는 "공가신청" 또는 "반차")
   4. 지난 메일 규칙 적용하기 (폴더별 OR 전체)
10. 범주 활용 하기
    1. 범주 만들기 ( 특수 문자를 이용해 보기 좋은 순서 및 의미 지정하기 : "!", ".", "@",Numbering)
    2. 만드는 경우 (프로젝트, 위치 활동, 항목)
       1. "@VOD SHOP"
       2. "!약속"
       3. "1.팀장님 메일"
    3. 제일 자주 쓰는 범주  > 빠른 클릭 설정하기
11. 추가작업 활용하기
    1. 기본 적인 날짜 지정
    2. 중요한 경우 필요시 미리 알림 추가
    3. 사용자 지정 (왠만하면 쓰지 말자 손 많이 감)
    4. 빠른 클릭 설정
12. 메일 읽고 처리하기
    1. 4D로 처리하기 (Delete, Do, Delegate, Defer)
    2. 중요하지 않은 메일 바로 삭제
    3. 2분(5분?) 이내 처리 가능할 경우 바로 실행 (회신, 관리, 전화 등)
       1. 메일 목록에서 탐색기 Drag & Drop  > 가급적이면 빠른 단계 활용하자.
    4. 전달이 필요하거나 본인 처리 불가시 위임 (많이 하지 말자!)
    5. 처리해야 하지만 2분이 넘게 걸릴 경우  
       1. 추가 작업(일정 계획 등) 필요한 경우 > 필요시 추가 작업 생성
       2. 회의 / 약속이 있는 경우 : 메일 > 날짜 Drag & Drop > 약속 생성(아래 13번으로)
       3. 플래그 지정
       4. 필요시 범주 추가
       5. 참조 폴더 (진행중, 프로젝트 폴더로 이동)
13. 작업 목록을 활용하자
    
    1. 탐색기 > 작업
    2. 할일 모음 클릭 >  보기 정렬
    3. from 1. 팀장 지시
               2. 메일
               3. 자기 주도
              * 구체적인 Action을 정리하자. 그렇지 않으면 실행되지 않는다.
14. 약속을 잘 활용하자
    
    1. 일정 관리
    2. 참석자 초대
    3. 되풀이 / 알림 설정
    4. 범주
15. 단축키 잘 쓰기
16. 메일 저장하기 
    1. 파일 > 열기 > 가져오기 > 내보내기-파일 > Outlook 데이터 파일(.pst) > 폴더 선택 > 위치/파일명 > 마침
    2. Archive 정책 수립 (주기:1년에 한번? 프로젝트 완료시? , 디렉토리 명명 규칙)
17. RSS 사용해보기
    1. 파일 > 옵션 > 고급 > RSS피트 CHECK ON > 새RSS 추가하기 > RSS FEED입력
    2. 예; 자동차 좋아하는 김일화 차장 (http://carnjoy2.tistory.com/rss)
    3. 중단하기 : 폴더 삭제
18. End to Add

나. 비즈니스 이메일 

1. 이메일 주소 : 메일에 이름이 안들어 가면 결례, 주소록에 꼭 등록하자.
2. 제목 : 업무 주제를 명확하고 간결하게 제목을 쓰자. (Re:Re 끝까지 따라 다닌다 T.T)
3. 수신인 / 참조 /숨은 참조 : 다시 한번 고민하자
4. 첨부 파일 : 보내기 전에 꼭 첨부 했는지 확인 (첨부파일 참조하세요), 다수 수신의 큰 파일 첨부 고민해 볼것